Hoe richt je een vergaderruimte in? 5 tips
Een vergaderruimte inrichten lijkt makkelijk. Vaak zie je in een vergaderruimte een lange tafel met wat stoelen, een whiteboard, een scherm waarop laptops aangesloten kunnen worden en voldoende stopcontacten. Toch heeft het inrichten meer aandacht nodig dan gedacht om de juiste energie en motivatie te creëren.
Hier volgen 5 tips voor het inrichten van een vergaderruimte!
Doel en opstelling van de vergaderruimte
Is de vergaderruimte voor lange vergaderingen? Of juist voor de avonden of kortere periodes? Daar moet
rekening mee gehouden worden. Als er lange vergaderingen gehouden worden is het belangrijk rekening te houden met de actieve rol die er gespeeld wordt in de ruimte. De ruimte moet dan ook voldoende frisse lucht hebben, genoeg ruimte om te bewegen en om een lunch te kunnen nuttigen.
Vaak met korte vergaderingen is het belangrijk dat het sfeervol is en genoeg ruimte voor een presentatie zoals een tv-scherm of laptop. Het doel van de ruimte moet passen bij de functie van de vergadering. Ook de opstelling is daarin belangrijk. Een U-vorm opstelling wordt vaak gebruikt voor presentaties en bevordert de interactie tussen de deelnemers die elkaar kunnen aankijken. Een ronde opstelling is ideaal voor overleggen zonder presentaties. Als je zowel de U-vorm opstelling als de ronde opstelling wilt combineren is het belangrijk om voldoende ruimte te houden om de tafels te kunnen verschuiven.
Ergonomisch, Comfortabel en Duurzaam
Vergaderen kan een lange zit zijn. Deelnemers moeten de kans krijgen om te gaan staan en zich even te
bewegen. Je kunt een vergaderruimte inrichten met sta bureaus, zit-sta-tafels of een combinatie van
vergadertafels met stoelen en statafels. Zo blijven deelnemers zowel lichamelijk als mentaal actief. Goede stoelen zijn natuurlijk onmisbaar. Houd rekening met de ruimte om de ideale vergaderstoel te bepalen. Is het een leren stoel of van stof? Moet de stoel in hoogte verstelbaar zijn of meer robuust? En duurzaamheid is ook iets waar aandacht aan besteed kan worden. Een lederen stoel zal langer meegaan dan een stoffen bekleding.
Probeer de stoelen altijd eerst uit voordat je het aanschaft.
Veiligheid
Voor het vergaderen zijn er allerlei technische apparaten nodig. Van smart tv’s en laptops tot microfoons en videocamera’s. De aansluitingspunten en kabels moeten zorgvuldig en veilig worden aangesloten zodat er voldoende telefoons en andere apparaten kunnen laden. Veiligheid staat voorop dus denk bij het ontwerp van een vergaderruimte aan een bekabelingsplan. Bij zo’n plan kan gedacht worden aan de juiste aansluitingspunten en hoe de bekabeling gelegd kan worden. Ook handig om de kabels netjes weg te werken zodat de ruimte er netjes uit blijft zien.
Verlichting en akoestiek
Ouderwetse TL-buizen zijn funest voor besprekingen. De deelnemers kunnen last krijgen van hoofdpijn,
vermoeide ogen en lusteloosheid. Kies voor natuurlijk licht door gebruik te maken van led verlichting die het daglicht nabootsen. Als er voldoende ramen in de ruimte aanwezig zijn, moet er rekening gehouden worden met het daglicht dat storend kan zijn op de beeldschermen. Accentverlichting is daarbij een oplossing om het daglicht aan te vullen en een prettige sfeer te geven.
Naast de verlichting kunnen vergaderruimtes hol klinken omdat de muren van hard materiaal zijn wat geluiden afketsen. Om goede akoestiek in de ruimte te krijgen kun je gebruikmaken van akoestiek wanden of een wandbekleding die ervoor zorgen dat de achtergrondgeluiden worden opgevangen. Als er slechthorende deelnemers aanwezig zijn zou je kunnen overwegen een ringleiding te plaatsen. Dat voorkomt dat de geluiden in de ruimte gaan rondzingen.
Samenvatting
Een fijne energierijke en sfeervolle vergaderruimte heeft de juiste opstelling, is duurzaam en comfortabel, staat veiligheid voorop en zorgt voor de juiste motivatie. Kijk gerust rond op project meubelshop voor jou ideale vergaderruimte.
